Busque la clienta para abrir su historia clínica.
Aquí se ve qué se le ha hecho, qué se indicó para hoy,
y se toma su firma al terminar cada sesión.
SESIONES (la más reciente primero)
Productos y existencias
Usuarios del sistema
Cada persona del salón entra con su propia
cuenta: así las ventas, anulaciones y firmas quedan a nombre de quien fue.
La clave temporal se muestra una sola vez y el sistema obliga a cambiarla al entrar.
Tratamientos
Cada tratamiento es una de las
opciones que se le presentan a la paciente. Arme el básico, el intermedio y el completo
para una misma necesidad y el sistema se los ofrece en ese orden cuando la cosmetóloga
termine la valoración.
Valoración
La hoja de valoración: el interrogatorio, las
medidas y lo que se encuentra por zona. Al cerrarla, el sistema le muestra
qué ofrecerle según lo que usted marcó — y una hoja cerrada ya no se
modifica, se anula con motivo y se hace otra.
Propuestas
Lo que se le ofreció a cada clienta al
cerrar su valoración. Cuando ella decida, márquelo aquí — y si dijo que no,
por qué: ese es el dato que hoy se pierde en el mostrador y el que
dice qué corregir el mes entrante.
A quién llamar
Cada una sale por una razón, y la
razón está escrita: es lo que hay que saber antes de marcar el teléfono.
Apunte la llamada aunque no le contesten — así no le vuelve
a salir mañana, y así se sabe qué está funcionando.
Agendaron y no vinieron
a
Salen dos cosas distintas: las que
no asistieron, y las citas pasadas que nadie cerró
— de ésas BELLORA no sabe si la clienta vino o no, y no lo inventa. Si tiene una
propuesta pendiente, es a quien hay que llamar primero.
WhatsApp y mensajes
1 · La cuenta
Esto no es la app
«WhatsApp Business» del celular: esa no se puede automatizar. Es la
Plataforma de WhatsApp Business de Meta, que se pide en
business.facebook.com. El número que se le asigne no puede estar
al mismo tiempo en la app del celular.
El token queda guardado en la base y
esta pantalla nunca lo vuelve a mostrar. Si alguna vez comparte
un respaldo de la base, cámbielo en Meta.
Probar no le manda nada a nadie: le pregunta a
Meta por la ficha del número. Probar mandando un mensaje de verdad costaría
plata y le llegaría a alguien que no lo pidió.
2 · Las plantillas aprobadas
WhatsApp no deja escribir lo que
uno quiera: fuera de las 24 horas siguientes a que la clienta escriba,
solo pasan plantillas que Meta aprobó una por una. Cree las cuatro en Meta y
escriba aquí el nombre exacto que les puso. Mientras una falte,
sus mensajes se quedan en la cola esperando — no fallan, esperan.
El idioma tiene que ser
«Español», no «Español (COL)». BELLORA las pide como es.
Si en Meta las crea como es_CO, Meta contesta que la plantilla no
existe — y el nombre estaría bien escrito, que es lo que hace perder la tarde.
3 · La cola
Todo lo que el sistema le escribe a las
clientas queda aquí, con lo que Meta contestó. Es lo que hay que mirar el día que
alguien diga que no le llegó nada.
Niveles de clienta
El nivel se gana con lo que la clienta
ha gastado, y se mira el último año: la que deja de venir baja
sola. No hay descuentos automáticos — el beneficio se lo aplica
recepción desde la ficha, y queda escrito quién lo dio.
Comisiones
Cada comisión aquí es un hecho
registrado: con la venta de la que sale, la plata sobre la que se ganó y el
porcentaje que tenía ese día. Se causan solas al cobrar — y si la venta es fiada,
a medida que la clienta abona.
Promociones del panel
Lo que escriba aquí le aparece a la clienta
cuando abra su panel. El grupo se resuelve el día que ella mira: «las que
no vienen hace 90 días» hoy no son las mismas que el mes entrante, y esa es la gracia.
Pedidos de las clientas
Un pedido no está pagado ni descontado
del inventario: es lo que la clienta pidió guardar. Se alista, ella pasa, y se
cobra por la caja de siempre.
Impuestos del salón
IVA, retenciones y UVT: lo confirma el contador
EL NEGOCIO
Las tarifas de abajo son las vigentes en septiembre de 2026 como punto de
partida. No son ley: las confirma el contador. Un servicio o un producto sin IVA propio usa el por defecto.
IMPUESTOS (van adentro del precio)
RETENCIONES (las practica quien paga)
Se aplican sólo a las clientas marcadas como empresa, y a cada una las que se le marquen en su ficha.
La base mínima se compara contra lo vendido sin IVA.
Cómo va el negocio
últimos doce meses, por mes del calendario
Consulta de ventas
a
Informes
Nueva cita
Clienta
Ninguna clienta seleccionada.
La ocupación posterior es el tiempo en que la silla o cabina sigue tomada
después de que la clienta se va: limpieza, secado, montaje del siguiente.
Cita
AVANZAR LA CITA
Cancelar la cita
El motivo es obligatorio y queda guardado con su nombre y la hora.
Sirve el día que alguien pregunte quién canceló esa cita.
Nueva clienta
Retenciones que practica al pagar
Tarifas y bases mínimas: las de Configuración → Impuestos.
Si a este cliente le aplica otra tarifa, escríbala al lado.
Nuevo impuesto
Cambiar una tarifa no toca las ventas de antes: cada ticket guarda lo que se cobró ese día.
Nuevo servicio
En qué sedes se ofrece
Si no marca ninguna, se ofrece
en todas. Así, el día que abra una sede nueva, su catálogo
no nace invisible allá.
Nueva profesional
Después de crearla, defínale el horario con el botón "Horario" de su
tarjeta. Sin horario, la disponibilidad no puede calcularse.
Horario
Marque los días que trabaja y sus horas. La segunda franja es para
turno partido (por ejemplo 8–12 y 14–19). Los cambios rigen desde hoy;
el horario anterior queda en el historial.
Bloqueo de agenda
Abrir caja
La plata con la que arranca el día para dar vueltas.
Al cierre, el sistema la suma al efectivo esperado.
Cerrar caja
Cuente la plata física y escriba el total. El sistema
calcula la diferencia contra lo esperado y la deja registrada.
Cobrar
Pistola · o busque por nombre
LO QUE SE VENDE
Clienta (opcional)
Venta de mostrador (sin clienta).
LA CUENTA
Total: $0
PAGOS
CON CUÁNTO PAGA (efectivo)
Venta cobrada
Sale por la impresora de tirilla (80 mm). Si su
navegador pregunta el tamaño del papel, elija el rollo de 80 mm
y márgenes en cero — una sola vez, después lo recuerda.
Anular venta
La venta no se borra: queda anulada con su motivo, su
autor y su hora. Solo se puede mientras la caja siga abierta.
Nueva cotización
La valoración no se edita después: si quedó mal,
se anula con motivo y se registra otra. Igual que una venta.
Anular valoración
No se borra: queda anulada con su motivo, su autor y su hora.
Nuevo paquete
Sesión de hoy
Después de guardar, tome la firma de la clienta con el botón
"Firmar" de la sesión. Una vez firmada, la sesión queda sellada.
Firma de conformidad
FIRME AQUÍ (con el dedo o el mouse)
Al guardar: "Firmo en conformidad con el
procedimiento descrito, realizado en la fecha indicada." La sesión queda sellada
y nadie podrá modificarla.
Anular
No se borra: queda en la historia, anulada, con su motivo,
su autor y su hora.
Nuevo usuario
¿En qué sedes trabaja? *
El sistema genera la clave temporal y se la muestra
una sola vez para que la entregue. Al primer ingreso, BELLORA
obliga a cambiarla.
Clave temporal
Cópiela o anótela AHORA: no se vuelve a mostrar.
Al primer ingreso el sistema le pedirá a la persona cambiarla por
una suya, que nadie más conocerá.
Desactivar usuario
No podrá volver a entrar, pero todo su historial
(ventas, firmas, cambios) queda intacto y a su nombre.
Cambiar mi contraseña
Su clave es temporal. Elija una propia para continuar:
desde ahora solo usted la conocerá.
Cumpleaños
Cotizaciones
Nuevo producto
Después de crearlo, las existencias se mueven
con Entrada, Salida o Ajuste — cada movimiento queda en el kardex con su motivo.
Movimiento
Las ventas no se registran aquí: las escribe la caja
sola al cobrar. Todo queda en el kardex.
Kardex
Enviar productos a otra sede
QUÉ SE MANDA
Un traslado no se anula: si se mandó de más, se hace
otro de vuelta. Es lo mismo que pasa con las cajas de verdad, y deja
las dos sedes contando lo que de verdad tienen.
TRASLADOS ANTERIORES
Gasto de caja
Sale del cajón de esta caja: si se pagó por
transferencia, del cajón no salió nada y anotarlo aquí descuadraría
el arqueo. El cierre lo descuenta de lo esperado.
Anular gasto
Solo mientras la caja siga abierta. Queda visible,
anulado, con su motivo.
Recibir abono
El abono entra a la caja de hoy: si es en efectivo,
el arqueo del cierre lo espera en el cajón.
Proveedores
IVA que cobra
Retenciones que le practicamos (sólo si el negocio es agente retenedor)
Valoración
Esta valoración está cerrada: se lee, no se cambia. Si quedó mal,
anúlela con motivo y haga una nueva.
La comisión del paquete que salga de aquí es de
quien valora, no de quien atienda las sesiones.
QUÉ SE ENCUENTRA
Zona y necesidad son lo que el sistema usa para saber qué ofrecerle.
Sin al menos una, la hoja no se puede cerrar: sería una valoración que no
lleva a ninguna parte.
INTERROGATORIO
Las respuestas de salud no se le muestran:
son dato sensible y hace falta el permiso «Ver las respuestas de salud».
Nace en «no». La autorización es de ella y se pide, no se supone.
Qué ofrecerle
Marque lo que le va a ofrecer. Al armarla, los precios de hoy
quedan congelados: aunque mañana suba la lista, a ella se le
respeta lo que se le dijo.
Cuotas
Autorizar la firma
Esto no perdona la deuda: solo deja firmar esta
sesión. La cuota sigue vencida y va a volver a bloquear la siguiente.
Comisiones
Liquidar comisiones
Se lleva todo lo pendiente hasta esa fecha, venga de
cuando venga. Así, una comisión vieja que aparezca tarde no se queda en tierra de
nadie entre dos quincenas.
Liquidaciones
Un acta no mueve plata: deja escrito qué se pagó, a quién,
por cuánto y quién lo hizo. Es el papel que hoy hace el Excel.
Deshacer la liquidación
Las comisiones vuelven a pendientes. El acta no se borra: queda
marcada como deshecha, con el motivo.
Porcentajes de comisión
Sin ninguna regla se usa el porcentaje de cada
profesional, como hasta ahora. Una regla sirve para afinar: «el Plan
Corporal Oro paga 12% a quien lo venda».
Propuesta
Qué se llevó
Marque lo que se llevó. Lo que no marque queda anotado como
no comprado — y así se sabe cuál de las opciones se vende.
No compró
Esto no se pierde: al mes se puede ver por qué no se vendieron
las que no se vendieron, y volver a llamar a las que solo lo estaban pensando.
Preguntas de la hoja
Esto es lo que se le pregunta a la clienta. Las marcadas con
alerta son las que cambian la decisión: marcapasos, embarazo, epilepsia.
Una pregunta que ya tiene respuestas no se borra — se retira, y lo
contestado se conserva.
Anular la valoración
No se borra: queda en la historia con el motivo, y se hace una nueva.
Nuevo tratamiento
Una promoción lleva precio y fecha. Cuando la fecha pase,
el sistema vuelve solo al precio normal — no hay que acordarse de quitarla.
En qué sedes se ofrece
Si no marca ninguna, se ofrece
en todas.
PARA QUÉ SIRVE
Esto es lo que hace que aparezca solo cuando la cosmetóloga encuentre
esa necesidad. Sin al menos una, el tratamiento existe pero no se le ofrece a nadie.
QUÉ INCLUYE
Lo que se le lee a la paciente: «8 sesiones», «2 quemadores»,
«guía de alimentación». Si una línea es un servicio o un producto que ya tiene, átelo.
Desmárquelo para dejar de ofrecerlo sin retirarlo del catálogo.
Zonas y necesidades
Las zonas son lo que se evalúa
(abdomen, brazos…). Las necesidades, lo que se encuentra (grasa,
flacidez…). De la pareja de las dos depende qué se recomienda.
ZONAS
NECESIDADES
Una zona o una necesidad que ya se esté usando en algún tratamiento
no se puede retirar: el sistema dice cuántos son.
Nueva promoción
Le va a llegar a las clientas del grupo que
ya tengan panel.
Acceso al panel
La clienta entra con su cédula
en los dos campos. La primera vez desde cada teléfono le llega un código de 6 dígitos
al celular de su ficha — por eso hacen falta las dos cosas: cédula y
celular. Sin celular no se le puede dar.
Al quitarle el acceso también se olvidan sus teléfonos recordados:
si no, el que ya entró seguiría entrando tres meses.
Nuevo nivel
Lo que la clienta haya gastado en el último año. Dos niveles
no pueden empezar en el mismo monto: sería un empate, y en un empate la misma
clienta saldría de un nivel o de otro según el día.
Nuevo beneficio
Déjelo en blanco para lo que no cuesta plata
—prioridad de agenda, atención sin cita si hay hueco—. Póngale número a lo que
sí cuesta: el sistema no deja darlo más veces, y se cuenta el año corrido, no
el calendario.
Apuntar la llamada
Apúntela aunque no le contesten. «No contesta»
también es información — y es lo que hace que no le vuelva a salir mañana.
Hilo
Ajustes del salón
Clase de negocio
Fijada al entregar.
La clase de negocio se dejó fija cuando se instaló el sistema: cambiarla
renombraría todo lo que su equipo ya aprendió. Si de verdad hace falta,
se hace con su proveedor.
Cambia cómo se llaman las
cosas en todo el sistema: un centro de estética dice
«cabina» donde un salón dice «silla», y una barbería dice «turno»
donde un spa dice «reserva». No cambia ningún dato ni
esconde ninguna pantalla — solo los rótulos.
La app en el celular
BELLORA se puede poner como
una app en el celular o la tableta: icono propio, pantalla
completa sin barra de navegador, y las pantallas se ven aunque se caiga el
wifi un rato. No es de las tiendas — se instala desde aquí y
se actualiza sola con cada publicación.
En un iPhone no sale
el botón: hay que hacerlo desde Compartir → Añadir a pantalla de inicio.
Es cosa de Apple, no de BELLORA. Si algún día publica y no ve el cambio, pulse
«Quitar la app y vaciar su memoria». Eso lo arregla, y no borra ningún dato:
los datos están en el servidor, no en el celular.
La impresora de este computador
La impresora la escoge el
navegador, no BELLORA: ninguna página web puede mandarle
un trabajo a una impresora concreta sin que usted lo vea — es una regla
del navegador y está puesta a propósito. Lo que sí se puede es que
no pregunte: se abre BELLORA con
abrir_caja_bellora.cmd y las tirillas salen solas por la
impresora predeterminada de Windows. Pónga como
predeterminada la de tirillas en el computador de la caja.
Márquelo solo si
abrió BELLORA con el lanzador. No enciende ni apaga nada por su cuenta:
lo que hace es avisarle antes de imprimir algo que no sea una
tirilla —una historia clínica, un informe—, porque en modo caja
saldría por la térmica sin darle tiempo a cancelar. Y el papel térmico
se borra solo en unos meses: no sirve para archivar.
Saca una tirilla de prueba.
No es una venta y no queda registrada en ninguna parte.
Facturación electrónica (DIAN)
Hoy este salón entrega la
tirilla interna, que para muchísimos negocios en Colombia es
legal. Desde el 1 de febrero de 2024 el documento equivalente POS
electrónico no tiene tope (Resolución DIAN 000165 de 2023): un salón
puede emitirlo por cualquier monto y solo hace factura de venta cuando la
clienta la pide.
Ficheros de este negocio
Al elegir la clase de negocio se
encienden los que suele usar. Nunca se apaga uno que ya tenga
datos, y apagar uno no borra nada: sus datos
siguen ahí y vuelven al encenderlo. Los de siempre —agenda, clientas,
servicios y caja— no se pueden apagar.
Tema de color
Los seis pasan la norma de contraste: el texto se
lee sobre su fondo en todos. Por eso el dorado y el coral son el
detalle y el precio y no la letra — sobre blanco
no llegan ni a la mitad de lo que hace falta para leerlos.
Quién es este negocio
La razón social sale impresa en la tirilla
como vendedor, con el NIT (el NIT y su dígito se ponen en
Facturación electrónica, más arriba). El nombre
comercial es el que ve todo el mundo en la barra y en el panel de la
clienta. La razón social no puede quedar en blanco.
Contacto del salón
Es el del salón, y es el que sale impreso en
la tirilla y en el pie del panel de la clienta. Cada sede
tiene además el suyo, en Configuración → Sedes: si
una sede tiene el propio, la tirilla de esa sede usa el de la sede.
Déjelo en blanco para quitarlo.
Redes del salón
Salen en el panel de la clienta y en el portal
de reservas. Déjelas en blanco para quitarlas.
Google
Son dos enlaces distintos y se consiguen en
sitios distintos. Con el segundo puesto, a la clienta le aparece en su panel
—después de su visita— la invitación a calificarlos, y también le sale por
WhatsApp cuando esté conectado.
Se le pide a todas por igual, sin
mirar cuántas estrellas puso en la encuesta interna. Pedírsela solo a las
contentas viola la política de Google y le pueden borrar las
reseñas. Tampoco se puede regalar nada a cambio de una: eso también está
prohibido. Solo salen a quien autorizó recibir publicidad, y una vez cada
tres meses.
Con esto encendido se puede facturar un producto que
está en cero. La existencia queda en negativo — −3,
−7 — y ahí se ve, en Almacén y en Inicio, hasta que se registre la
compra: al entrar la mercancía vuelve sola a positivo. No hay nada que
cuadrar a mano.
Hacen falta dos llaves. Esta es la del salón. La otra es
el permiso «Cobrar aunque no haya existencias», que se reparte
en Configuración → Roles y permisos. Quien no lo tenga
en su rol seguirá sin poder, aunque el interruptor esté encendido.
Los traslados entre sedes y las salidas a mano
no cambian: no se manda ni se saca lo que no se tiene.
Esto es solo para cobrarle a la clienta que está enfrente.
CUOTAS Y MORA
Vence el 15 y con 3 días de gracia se bloquea el 19.
Cubre el fin de semana y el «mañana le consigno» sin que se vuelva
costumbre.
LO QUE VE LA CLIENTA EN SU PANEL
Nunca ve su hoja de salud: eso no sale del salón
(Ley 1581). Y del nivel ve el nombre y los beneficios,
nunca cuánto lleva gastado ni cuánto le falta para el siguiente.
NIVELES Y CONTINUIDAD
Defina primero sus niveles en
Configuración → Niveles de clienta. Esto no los inventa:
los enciende.
Después de apuntar una llamada, esa clienta no vuelve a
salir en la lista por esa misma razón durante estos días.
Por otra razón sí puede salir: son dos conversaciones distintas.
Categorías de los servicios
Son los grupos de
Servicios y precios: el punto de color y el título con
el que se ordena la lista. Las del inventario son otras y se cambian
en Productos y existencias.
Al eliminar una categoría no se pierde ningún servicio:
los que la tenían quedan «sin categoría», a la vista, con su precio y
su historial intactos.
Categorías del inventario
Son los grupos de los
productos del inventario. Las de los servicios son
otras y se cambian en Servicios y precios.
Al eliminar una categoría no se pierde ningún producto:
los que la tenían quedan «sin categoría», a la vista.
Registrar compra
MERCANCÍA
Total: $0
LA FACTURA
CÓMO SE PAGA
Una deuda sin fecha no se puede pagar
a tiempo: si queda a crédito, el plazo es obligatorio.
FLETE Y DESCUENTOS
El descuento comercial baja el costo del producto;
el de pronto pago no. El comercial es precio —le vendieron más
barato—; el de pronto pago se lo ganó por pagar rápido, y meterlo en el
costo haría que el mismo producto costara distinto según cuándo se pagó la
factura. El flete se suma a lo que se le debe al proveedor,
pero no se reparte entre los productos: repartirlo exige
decidir si va por valor o por cantidad, y esa decisión es suya.
Al guardar: el stock sube en esta sede, el costo de cada
producto queda al día y el kardex registra "Compra #N · factura — proveedor".
Anular compra
La mercancía vuelve a salir del inventario. Si parte
ya se vendió, el sistema se niega y lo explica.
Vender bono regalo
El bono se paga de contado (ni fiado ni con otro bono) y
entra a la caja como una venta normal. El código se genera solo y se
muestra al terminar: es lo que la persona presenta al usarlo.
Bono vendido
Anote o envíe este código: es lo que la
persona presenta para pagar con su bono. También queda en la lista de Bonos.
Roles y permisos
Un rol define qué puede hacer quien lo tiene.
Los roles del sistema no se tocan; los suyos los arma a su medida
(por ejemplo "Recepción": agenda y caja, sin informes).
Nuevo rol
QUÉ PUEDE HACER
Quien tenga este rol verá el cambio la próxima vez que
inicie sesión.
Sedes del negocio
Cada sede tiene su propia agenda,
su caja y su equipo. Una sede retirada conserva toda su historia: sus
ventas y sus citas pasadas siguen en los informes.
Nueva sede
Al crearla usted queda habilitado para trabajar en
ella. A los demás se les asigna desde su ficha de usuario.
Cajas del negocio
Una caja es un cajón y un computador:
se abre y se cierra con su propio arqueo, y numera sus tickets con su
serie (C1-000123). Cada sede tiene al menos una. Una caja
desactivada conserva sus ventas en los informes.
Nueva caja
De una a seis letras o números, única en el negocio.
Los tickets de esta caja salen como C2-000001.
Si cambia la serie de una caja que ya cobró, los tickets viejos conservan la suya.
Registrar resolución de la DIAN
Para el tiquete POS: el prefijo debe ser
la serie de la caja (C1, C2…) y la sede, la de esa caja: la
DIAN autoriza un prefijo por caja y la tirilla busca la resolución por ese
prefijo. Los datos vienen tal cual de la resolución que le dio la DIAN
(o del contador). La clave técnica se guarda y no se vuelve a mostrar.
Sedes del usuario
Sin ninguna sede no podría trabajar: por eso hay que
dejarle al menos una. Verá el cambio al volver a entrar.
Recordar citas
Cada botón abre WhatsApp con el mensaje escrito: usted
solo revisa y envía. Al volver, la clienta queda marcada como recordada
para que nadie le escriba dos veces. Las que no autorizaron sus datos
no se contactan (Ley 1581).
Los deja en la cola y salen solos en el próximo minuto.
Si WhatsApp todavía no está conectado se quedan esperando ahí, sin perderse
— se ven en Configuración → WhatsApp y mensajes.
Pulsarlo dos veces no manda dos: el motor lo impide.
Insumos del servicio
Lo que este servicio gasta del
inventario cada vez que se cobra. El sistema lo descuenta solo y lo
deja anotado en el kardex.